10 dicas para deixar o Whatsapp da sua empresa profissional

Neste post vamos ensinar 10 dicas realmente incríveis e muito importantes para otimizar o Whatsapp da sua empresa, deixando ele com uma aparência mais corporativa e profissional.

No final ainda temos uma dica bônus especial para te ajudar a turbinar seus resultados com essa ferramenta de comunicação que é a mais utilizada no Brasil!

Gostou? Então vamos lá…

WhatsApp Business ou WhatsApp profissional, é uma ferramenta que vem sendo cada vez mais utilizada pelas empresas independentemente de seu porte. 

Além de sua fácil e rápida instalação, a plataforma é muito intuitiva e se parece bastante com o WhatsApp tradicional, então é provável que você não encontre problemas para localizar as funcionalidades abordadas neste conteúdo. 

Você encontra o Whatsapp Business disponível gratuitamente para Android e IOS nas lojas do seu smartphone sejam elas Google Play ou Apple Store. 

Se você ainda não tem o aplicativo instalado, vá até a sua loja de aplicativos no seu smartphone (Google Play ou Apple Store) e baixe agora mesmo.

App baixado? Vamos às dicas!

1 - Tenha um perfil bem configurado

É muito importante para sua empresa apresentar de forma direta e clara as informações a respeito dos serviços e/ou produtos que serão oferecidos. 

Por isso é necessário que informações básicas como: endereço, horário de funcionamento, site, e-mail e outras informações que você julgar necessárias sejam cadastradas todas de forma correta.

Um perfil completo com todos os dados cadastrados de forma clara e objetiva com certeza vai transmitir mais credibilidade e confiança aos seus atuais e futuros clientes.

Sendo assim nossa primeira dica é: complete seu perfil, cadastre todas as informações de forma bem clara e de fácil entendimento de forma que, quando ele for acessado o usuário não tenha dúvidas de onde está e do que está sendo oferecido no perfil.

2 - Mensagens automáticas

O Whatsapp Business oferece dois tipos de mensagens automáticas, a mensagem de saudação e a mensagem de ausência. 

A mensagem de saudação é enviada automaticamente quando um usuário inicia uma nova conversa com você. 

A mensagem de ausência é enviada automaticamente quando você recebe uma mensagem fora do seu horário de funcionamento, horário de funcionamento este que deve ser previamente configurado dentro da plataforma (Whatsapp Business).

Exemplo de uma boa mensagem de saudação:

“Olá, seja bem vindo a empresa Google Eletrônicos, o meu nome é João, como posso ajudar?”

Dessa forma toda vez que alguém te enviar uma mensagem, desde que essa mensagem seja a primeira que aquele usuário está enviando, o Whatsapp Business vai enviar essa resposta automaticamente para iniciar o seu atendimento.

Exemplo de uma boa mensagem de ausência:

“Olá, nosso horário de atendimento é das 8:00 as 18:00 de segunda a sexta feira, deixe-nos uma mensagem por aqui e responderemos assim que possível, desde já agradecemos o contato”.

Supondo que sua empresa funciona de segunda a sexta de 8:00 as 18:00 e um novo lead (potencial cliente) entre em contato com você sexta a noite as 19:00, imagina esse mesmo lead que está interessado em seu produto ou serviço ficar sem nenhum retorno até às 8:00 da segunda-feira, não iria pegar bem certo? 

Por isso existe a mensagem de ausência, ela vai avisar ao cliente de forma automática que vocês não trabalham naquele momento mas que retornarão às atividades normalmente na segunda as 8:00.

3 - Respostas rápidas

Uma das nossas favoritas, as mensagens rápidas também são grandes aliadas em seu dia a dia, podem ser usadas quando você notar que uma pergunta passou a se tornar frequente em seu atendimento por Whatsapp.

Basta configurá-las na plataforma, e toda vez que você digitar barra “/” no teclado as opções de respostas rápidas irão aparecer.

Exemplos de mensagens rápidas na prática:

Para você que tem uma lanchonete e é comum os clientes pedirem o cardápio, você pode cadastrar uma mensagem rápida com o nome "/cardápio" e o conteúdo dela será obviamente o texto completo do cardápio que você sempre envia ou a foto por exemplo. 

Dessa forma, quando alguém te pedir o cardápio por Whatsapp como frequentemente acontece basta você começar a digitar “/car…” e já vai aparecer a mensagem rápida do cardápio como opção.

Outro exemplo é para enviar seus dados bancários para transferência, ao invés de sempre digitar a conta com todos os dados você pode cadastrar as contas nas mensagens rápidas como por exemplo: /contaBradesco, /contaItau, contaInter dessa forma quando você digitar “/conta” já vão aparecer todas essas opções para envio já previamente cadastradas na plataforma.

Essa ferramenta facilita muito o seu dia a dia na empresa uma vez que os clientes tendem a ter dúvidas muito parecidas sobre o mesmo assunto, quando você faz uma boa segmentação dessas dúvidas e deixa essas mensagens pré cadastradas para apenas enviá-las você consegue ganhar muito tempo.

As respostas automáticas também permitem que além de mensagens você envie uma foto, contudo essa funcionalidade se restringe ao uso de: ou uma foto ou a mensagem de texto. 

Mas não deixa de ser uma grande aliada que vai te poupar bastante tempo e te ajudar muito em sua rotina de atendimentos.

4 - Catálogo de produtos

Imagina entrar no Whatsapp de uma empresa para verificar se ela tem algum produto ou serviço que você está procurando e pelo próprio Whatsapp você ter o catálogo completo daquela empresa, e o melhor o produto ou serviço já está com nome, preço, foto e descrição, é muito bom pra ser verdade né? Mas é verdade! 

Com o Whatsapp Bussiness você consegue facilitar a vida do seu cliente nesse nível e deixar ele encantado com o profissionalismo da sua empresa.

Mas atenção, é importante que assim como seu perfil, você mantenha também o catálogo de produtos sempre atualizado. 

Por exemplo: notou que não existe mais determinado produto em estoque, ou o preço de algum produto precisa ser ajustado, é importante que essas atualizações também sejam feitas no catálogo da sua empresa.

Ter um catálogo torna a apresentação das suas mercadorias mais visual, por isso é ideal manter as fotografias sempre bonitas, bem posicionadas, com um bom enquadramento e nítidas, pois isso facilita a interação entre o cliente e o produto ou serviço, consequentemente pode aumentar suas chances de venda. 

O catálogo de produto ainda trás mais uma novidade, agora com uma nova funcionalidade o seu cliente pode acessar os produtos disponíveis e pode adicioná-los no seu “carrinho virtual” assim que o cliente finalizar sua escolha ele envia uma mensagem informando para você quais ele escolheu, facilitando e agilizando o atendimento.

5 - Etiquetas

O Whatsapp da sua empresa tem apenas clientes? Imagino que não, certo? Pode conter leads (potenciais clientes), fornecedores, colaboradores e outros tipos de contatos.

Pensando nisso, o Whatsapp criou as etiquetas, que basicamente é uma forma de categorizar seus contatos dentro do Whatsapp, você cria essas etiquetas que servem como categorias de um determinado contato e depois consegue filtrar os contatos de acordo com a etiqueta (categoria).

Por exemplo: você cria uma etiqueta fornecedores, e adiciona essa etiqueta em todos os seus fornecedores dentro do Whatsapp, se futuramente quiser buscar por todos os fornecedores que você tem, basta filtrar os contatos usando a etiqueta “Fornecedores” que foi adicionada em cada contato.

O mesmo se aplica para clientes, leads e qualquer outra forma de categorização que você queira aplicar na sua empresa.

6 - Estatísticas e Métricas

Outra funcionalidade que o WhatsApp Business disponibiliza e é uma grande aliada da sua empresa são as estatísticas. 

Essa ferramenta possibilita avaliar seus resultados do seu negócio e consequentemente fazer uma melhor gestão e planejamento estratégico caso necessário.  

Dentro da própria plataforma são disponibilizadas métricas como: quantidade de mensagens enviadas, recebidas e lidas. 

São estáticas no geral simples, mas que se interpretadas da maneira correta podem ajudar você a mudar o rumo do seu negócio caso seja necessário ou permanecer caso tudo esteja correndo bem. 

As principais métricas disponibilizadas pelo WhatsApp Business hoje e as que você e sua equipe devem estar atentos são: 

Quantidade de conversas abertas, que no geral se refere ao número de atendimentos que você efetuou em algum período de tempo.

Tempo médio de atendimento, que mensura um tempo de duração médio de atendimentos na sua empresa. 

Quantidade de solicitações encerradas, quantos casos você encerrou com sucesso. 

Tempo médio de espera, quanto tempo seu cliente leva para ser atendido.

Tenha em mente que avaliar resultados é um dos principais pilares para melhorias dentro da sua empresa.

7 - Links curtos

Outra funcionalidade bastante eficaz que é disponibilizada são os links curtos que basicamente agilizam o contato da sua empresa com o cliente. Por exemplo, ao invés do cliente precisar passar por todo o processo que envolve salvar o número da sua empresa para posteriormente entrar em contato, os links curtos já colocam o cliente diretamente em contato com você com apenas um clique, e o mais interessante é que esses links podem ser implementados em anúncios no google e facebook ads o que pode gerar um novo público para você.

Aliando essa dica com as citadas acima você pode já direcionar o cliente ao seu chat com uma mensagem já pronta para começar a comunicação, que dentro do aplicativo se chama “mensagem padrão” entre o possível cliente e seu produto ou serviço.

8 - Mantenha seu Status sempre atualizado

O WhatsApp hoje é um dos principais meios de comunicação da população brasileira, grande parte desse público também assiste regularmente os status dentro da plataforma. 

É importante que você use com criatividade esse recurso, você pode por exemplo postar promoções, informações a respeito do porquê adquirir seu produto ou serviço, benefícios, feedbacks de outros clientes para reforçar a boa qualidade etc. 

Mas atenção, é necessário antes de tudo entender primeiramente o seu público, o status muitas vezes é um ambiente onde o usuário busca relaxar e se divertir, então caso este seja o perfil do seu público busque postar outros conteúdos além do comprar, comprar e comprar, pois isso pode não interessar tanto o um público que já conhece o que você oferece e vê sempre as mesmas coisas todos os dias no seu Status, isso pode fazer com que o cliente bloqueie seu Status. 

Por isso é interessante mostrar no Status conteúdos interessantes para o seu público e que não sejam sempre as mesmas postagens repetitivas.

9 - Mensagens robotizadas

Como já dito acima, as mensagens automáticas vão tornar seu negócio mais eficaz e ágil, contudo é necessário estar atento para que essas não se tornem extremamente robotizadas e acabem afastando possíveis leads (potenciais clientes). 

É necessário que você tenha em mente e priorize um atendimento humanizado e não um robotizado já que esse tipo de atendimento leva a conversa a parecer impessoal, sendo assim o cliente tende a se desinteressar pelo produto.

Recomendamos que você faça uso moderado dos recursos de emoticons, gifs e que opte sempre por iniciar suas conversas com: “Bom dia", "Boa tarde” ou “Boa noite”, perguntando sempre “Tudo bem com você?" e encerre sempre com “Agradecemos seu contato”, “Agradecemos em ajudar” etc.

10 - Conteúdo próprio

É importantíssimo que enquanto empresa você só faça uso de conteúdos que você ou sua equipe produziram e que em hipótese alguma copiem conteúdo da internet. 

Essa questão é importante porque, o uso de conteúdo não licenciado, seja na logo da sua empresa, no catálogo de fotos dos seus produtos ou nos status podem gerar denúncias de direitos autorais, violação de propriedade intelectual e outros.

Essas denúncias podem acarretar o banimento da sua conta profissional ou uma suspensão, além de prejudicar a imagem da sua empresa. Recomendamos que, no caso de não possuir uma equipe responsável pela criação dessas artes, você busque por uma empresa ou faça uso de imagens disponibilizadas na internet gratuitamente em sites de banco de imagens.

DICA BÔNUS - Recompense os seus clientes

Por último mas não menos importante, preparamos uma dica especial para você!

Recomendamos para uma maior aproximação entre sua empresa e clientes, que você crie grupos de fidelidade com clientes regulares do seu negócio e ofereça a eles alguns benefícios já que eles compram sempre com você, exemplos de benefícios são: sorteios, ou por exemplo comprar 9 produtos e ganhar o 10° grátis, cupons de desconto, ofertas especiais, sorteios ou promoções. 

Isso o ajudará a criar uma comunidade para o seu negócio que vai enxergar a compra fidelizada com a sua empresa de uma forma muito mais vantajosa, dessa forma você consegue um diferencial em relação aos seus concorrentes e mantém um relacionamento sempre próximo com seu cliente.

Bom, essas foram as principais dicas que carinhosamente selecionamos para otimizar e deixar mais profissional o Whatsapp da sua empresa, isso para que você possa conseguir mais resultados através da ferramenta.

Esperamos que tenham gostado do nosso material, para ficar por dentro dos nossos principais conteúdos nos sigam nas redes sociais.